Wie man einen Haushaltsabschluss erstellt

Auf dieser Seite wird erklärt, was aus dem Finanzsystem benötigt wird, um einen Haushaltsabschluss zu erstellen.

Formalia

Was zum Haushaltsabschluss gehört wird in der ThürStudFVO (für Thüringen) geregelt. Im wesentlichen verhält es sich über die verschiedenen Bundesländer gleich.

Im wesentlichen legt der Haushaltsabschluss dar, wie viel Geld für was ausgegeben oder eingenommen wurde und ob dies auch mit den Aufgaben der Studierendenschaft (ist im jeweiligen Hochschulgesetz definiert.) vereinbar ist.

Hierfür wird die so genannte "kamerale Buchführung" angewendet. Das bedeutet, dass man im Unterschied zu Unternehmen, generell eine Einnahmeüberschuss-Rechnung (Verrechnung Einnahmen und Ausgaben; immer dann, wenn sie angefallen sind = Datum auf dem Kontoauszug/im Kassenbuch) anlegt und in einem Haushaltsplan mit entsprechenden Haushaltstiteln (Buchungskonten) arbeitet. Früher hat quasi die gesamte Verwaltung in diesem System gearbeitet, heute ist es ein Mischprinzip. Insbesondere wenn ein Wirtschaftsbetrieb mit im Spiel ist, wird das dann komplizierter.

Faktisch besteht der Haushaltsabschluss aus den folgenden Unterlagen (keine Garantie auf Vollständigkeit - im Zweifel in die Verordnung/das Haushalsgesetz des Landes schauen)

• Der Haushaltsplan untergliedert in seine Haushaltstitel
  • mit den geplanten Ausgaben und Einnahmen (das was damals^TM beschlossen/genehmigt wurde
  • und im Vergleich den tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen sowie
  • eine Spalte mit der Differenz zwischen diesen beiden Angaben.
• Einer Begründung, wie Mehrausgaben (tatsächliche Ausgaben sind höher als geplante) gedeckt werden sollen (z.B. über nicht vollständig ausgelastete Titel oder Mehreinnahmen)
• die Konten/Kassenbücher
  • mit entsprechenden Anfangs- und Endbeständen sowie
  • die Kontoauszüge bzw. Kassenblätter.
• Alle Belege zu allen Konto- bzw. Kassenbuchbewegungen (nicht mehr und nicht weniger)
  • mit entsprechenden Buchungsvermerken, in welche(n) Titel der Betrag auf dem Beleg gebucht wurde sowie
  • den Unterschriften der Verantwortlichen für die sachliche (HV) und rechnerische (KV) Richtigkeit.
  • Alle Belege müssen prinzipiell im Original vorhanden sein und abgegeben werden. Es gibt aber auch Ausnahmen.
• Eine Inventarliste.
• häufig wird auch eine Stellungnahme des Haushaltsverantwortlichen benötigt.

Dieser Haushaltsplan muss innerhalb einer Frist (in Thüringen 6 Wochen nach Ende des jeweiligen Haushaltsjahres) abgeben (in Thüringen bei der Hochschulleitung vertreten durch die/den Kanzler:in, welche/r vertreten wird durch die Innenrevision) werden. Genaueres in der jeweiligen Verordnung nachlesen! Wenn ihr das nicht rechtzeitig schafft, schreibt einen Antrag an die Hochschulleitung mit bitte um Verlängerung der Frist um Zeit X und am besten einer Begründung (z.B. Prüfungsphase, Zuständigkeitswechsel.